Quản trị thiết bị và tài sản IT
Quản trị thiết bị và tài sản IT cho doanh nghiệp
IT Systems giúp doanh nghiệp kiểm kê, chuẩn hóa và theo dõi máy tính, laptop, máy in, thiết bị mạng, server, license phần mềm, tài khoản, bảo hành và vòng đời tài sản IT.
Muốn quản trị IT tốt, trước hết phải biết mình đang có gì
Danh sách tài sản IT rõ ràng giúp kiểm soát chi phí, bàn giao nhân sự, bảo hành, nâng cấp, bảo mật và kế hoạch mua sắm thiết bị.
Vấn đề thường gặp khi tài sản IT không được quản lý
Khi thiết bị, license và tài khoản không có danh sách rõ ràng, doanh nghiệp rất dễ mua trùng, thất lạc thiết bị, bỏ quên bảo hành hoặc để lại quyền truy cập sau khi nhân sự nghỉ việc.
Không biết thiết bị đang ở đâu
Máy tính, màn hình, máy in, router, switch hoặc laptop cho nhân sự mượn nhưng không có người phụ trách và tình trạng sử dụng rõ ràng.
License và tài khoản bị lãng phí
Phần mềm, Microsoft 365, Google Workspace, Adobe hoặc công cụ nội bộ còn gán cho người không dùng, gây tăng chi phí hàng tháng.
Bàn giao nhân sự thiếu kiểm soát
Khi nhân sự nghỉ việc, doanh nghiệp không thu hồi đủ thiết bị, không khóa tài khoản, không chuyển dữ liệu và không ghi nhận trách nhiệm bàn giao.
Phạm vi quản trị thiết bị và tài sản IT
Kiểm kê thiết bị IT
Ghi nhận máy tính, laptop, máy in, thiết bị mạng, server, màn hình, UPS, thiết bị lưu trữ, số serial và người đang sử dụng.
Theo dõi tình trạng và bảo hành
Cập nhật tình trạng hoạt động, tuổi thiết bị, ngày mua, bảo hành, lịch bảo trì và đề xuất thay thế khi rủi ro tăng.
Quản lý license phần mềm
Rà soát license Microsoft, Adobe, antivirus, phần mềm kế toán, phần mềm thiết kế và công cụ làm việc theo user hoặc thiết bị.
Quản lý tài khoản và phân quyền
Theo dõi email, cloud, phần mềm nội bộ, quyền admin, nhóm người dùng và quy trình cấp/thu hồi tài khoản.
Bàn giao onboarding/offboarding
Chuẩn hóa checklist cấp máy, cấp tài khoản, thu hồi thiết bị, chuyển dữ liệu và khóa quyền khi nhân sự thay đổi.
Báo cáo tài sản IT định kỳ
Tổng hợp thiết bị, license, tài khoản, bảo hành, rủi ro, chi phí cần tối ưu và kế hoạch mua sắm/nâng cấp.
Bảng kiểm tài sản IT nên có
Quy trình quản trị tài sản IT
01
Kiểm kê
Ghi nhận thiết bị, license, tài khoản, người sử dụng, vị trí và tình trạng hiện tại.
02
Chuẩn hóa
Thiết lập mã tài sản, nhóm thiết bị, trạng thái, checklist bàn giao và quyền truy cập.
03
Vận hành
Cập nhật thay đổi, hỗ trợ bàn giao, theo dõi bảo hành, license và thiết bị cần bảo trì.
04
Báo cáo
Tổng hợp tài sản, chi phí, license dư, thiết bị rủi ro và kế hoạch nâng cấp/mua sắm.
Đầu ra sau mỗi chu kỳ quản trị tài sản IT
- Danh sách thiết bị theo người dùng, phòng ban, vị trí, tình trạng và bảo hành.
- Danh sách license phần mềm, số lượng đang dùng, user gán và chi phí cần tối ưu.
- Checklist onboarding/offboarding để cấp và thu hồi thiết bị, tài khoản, dữ liệu.
- Báo cáo thiết bị rủi ro, thiết bị sắp hết bảo hành và kế hoạch nâng cấp.
- Khuyến nghị mua sắm, tái phân bổ hoặc thu hồi tài sản IT không còn sử dụng.
Dịch vụ liên quan
Quản trị hệ thống IT
Hub tổng thể cho máy tính, mạng, server, email, backup, bảo mật và tài sản IT.
Xem chi tiếtIT Support
Hỗ trợ người dùng, thiết bị, phần mềm, máy in, email và sự cố vận hành hằng ngày.
Xem chi tiếtMicrosoft 365
Quản lý user, license, email, Teams, OneDrive, SharePoint và bảo mật tài khoản.
Xem chi tiếtBảo mật hệ thống IT
Kết nối tài sản IT với kiểm soát tài khoản, phân quyền, endpoint và backup.
Xem chi tiếtFAQ về quản trị thiết bị và tài sản IT
Quản trị tài sản IT khác gì kiểm kê thiết bị?
Kiểm kê chỉ ghi nhận tài sản. Quản trị tài sản IT còn theo dõi người dùng, tình trạng, bảo hành, license, tài khoản, bàn giao và kế hoạch nâng cấp.
Có quản lý license phần mềm không?
Có. IT Systems có thể rà soát Microsoft 365, Google Workspace, Adobe, antivirus và các phần mềm theo user/thiết bị để giảm lãng phí.
Có hỗ trợ quy trình nhân sự vào/nghỉ việc không?
Có. Dịch vụ có thể chuẩn hóa checklist cấp máy, cấp tài khoản, chuyển dữ liệu, thu hồi thiết bị và khóa quyền truy cập.
Doanh nghiệp nhỏ có cần quản lý tài sản IT không?
Có. Từ khoảng 10-20 nhân sự, việc quản lý thiết bị và license giúp tránh thất lạc, mua trùng, khó bàn giao và rủi ro bảo mật.
Có dùng phần mềm quản lý tài sản riêng không?
Tùy quy mô. Có thể bắt đầu bằng bảng quản lý chuẩn, sau đó nâng lên công cụ IT asset management hoặc tích hợp với quy trình IT Helpdesk.
Chi phí tính theo gì?
Chi phí phụ thuộc số thiết bị, số user, số license, tần suất cập nhật, yêu cầu bàn giao, báo cáo và mức độ tích hợp với dịch vụ IT Support/Helpdesk.
Cần chuẩn hóa danh sách tài sản IT?
Gửi yêu cầu để IT Systems kiểm kê thiết bị, license, tài khoản, bảo hành và đề xuất quy trình quản trị tài sản IT phù hợp.