Không nhiều người biết đến tính năng tạo địa chỉ email bí danh – Email Alias của G Suite. Nó có thể được hiểu là địa chỉ email được ngụy trang và nó thật sự tiện dụng với nhiều ứng dụng trong thực tế : bạn có thể quản lý nhiều địa chỉ Email trong cùng một tài khoản Google,có thể nhận được email từ người gửi qua alias khi họ nhập sai thông tin của bạn, hoặc bạn cũng có thể cài đặt sử dụng địa chỉ alias để gửi mail thay cho tài khoản chính.
Có 2 loại địa chỉ Email alias :
Bạn có thể tạo email alias theo tên miền chính hoặc tên miền phụ của bạn. Các địa chỉ alias này không được trùng tên với các user khác hoặc các alias khác hoặc trùng tên nhóm. Bạn có thể cài đặt để nhận email từ người gửi khi họ nhập sai thông tin của bạn.
Ví dụ : Bạn có tài khoản chính là kythuat@domain.com :
Nếu trong gói G Suite của bạn có tên miền bí danh (Alias Domain) thì mặc định hệ thống sẽ tự sinh ra một địa chỉ alias theo tên miền bí danh đó. Các địa chỉ này cùng tên với user tương ứng và không chỉnh sửa được.
Ví dụ : Bạn có tên miền alias là aliasdm.com trong gói G Suite theo tên miền domain.com của bạn :
Chỉ có quản trị viên cấp cao (Super Admin) hoặc quản trị viên người dùng (User Admin) của gói G Suite mới có quyền thêm hoặc xóa email alias. Mỗi một tài khoản người dùng có thể thêm tối đa 30 địa chỉ alias.
Lưu ý :
– Các địa chỉ alias không được trùng tên với các user khác hoặc các alias khác hoặc trùng tên nhóm trong gói G Suite của bạn.
– Địa chỉ alias theo tên miền bí danh không chỉnh sửa được.
Sau khi bạn thiết lập email alias cho tài khoản, bạn sẽ có thể nhận được tin nhắn được gửi đến email alias trong vòng 24 giờ.
Tuy nhiên, nếu bạn muốn gửi tin nhắn bằng địa chỉ alias, bạn cần có thêm một vài bước thiết lập.
Lưu ý :
Sau khi bạn đã thêm địa chỉ alias vào Send email as bạn có thể gửi thư bằng địa chỉ alias này trên tài khoản chính của bạn.
Chúng tôi muốn chia sẻ một vài cách sử dụng yêu thích của mình khi dùng email alias trên G Suite :
Nếu bạn nhận được câu hỏi thông qua trang web của mình đến nhiều lĩnh vực kinh doanh : Bán hàng, hỗ trợ khách hàng, yêu cầu chung, hỗ trợ kỹ thuật .v.v. Bạn có thể sử dụng alias để định tuyến những yêu cầu này đến đúng người. Bạn chỉ cần thêm địa chỉ alias nhận các thư yêu cầu trên cho người phụ trách.
Sắp xếp thư theo cách này hiệu quả hơn so với việc tất cả các email đi vào một tài khoản để sàng lọc thủ công.
Bạn có thể tạo bộ lọc cho alias bằng chức năng tìm kiếm trong Gmail : Nhấp vào mũi tên
Trong cửa sổ tiếp theo, bạn có thể chọn phải làm gì với các tin nhắn được gửi đến địa chỉ alias , có thể là sắp xếp vào một nhãn Label nào đó để dễ quản lý, đánh dấu quan trọng hoặc đánh dấu không phải là Spam .v.v tùy theo ý định bạn. Khi bạn đã hoàn tất, hãy nhấp vào Create filter.
Bộ lọc giúp tách các thư nhất định khỏi hộp thư đến chính của bạn và giúp bạn dễ dàng tìm kiếm hơn.
Bạn cần chia sẻ chi tiết liên lạc của ai đó trong tổ chức của bạn nhưng bạn không muốn chia sẻ địa chỉ cá nhân của anh/cô ấy. Vậy bạn chỉ cần chia sẻ địa chỉ alias của người đấy là được.
Điều này cũng có lợi khi bạn muốn dễ dàng chuyển đổi chủ sở hữu của các alias khác nhau, hoặc các lĩnh vực kinh doanh. Thay vì cố gắng cập nhật tất cả khách hàng của mình, bạn chỉ có thể truy cập bảng điều khiển trong G Suite để cập nhật người được liên kết với bí danh để giữ liên lạc đến đúng khu vực kinh doanh.
Bằng cách sử dụng địa chỉ alias thay vì các tài khoản duy nhất cho mỗi bộ phận, sẽ dễ dàng hơn để giữ tin nhắn của bạn được sao lưu tốt trong tương lai.
Khi bạn cần xóa tài khoản người dùng, Google sẽ đưa bạn qua một loạt các bước phức tạp để khôi phục thư và lưu chúng vào tài khoản khác hoặc bạn sẽ mất chúng.
Nhưng với alias, các tin nhắn được gửi đến tài khoản người dùng được liên kết với địa chỉ alias này. Nếu bạn cần xóa địa chỉ alias trong tương lai, bạn không cần phải khôi phục các tin nhắn.
Khi mới bắt đầu sử dụng, tôi đã thấy sử dụng alias sẽ làm cho công ty có vẻ lớn hơn thực tế. Bạn có những địa chỉ tiếp nhận khác nhau đối với những vấn đề khác nhau. Khách hàng không cần phải biết bạn chỉ có một hoặc hai người xử lý tất cả các email được gửi đến hàng tá alias khác nhau, miễn là vấn đề của họ được xử lý trong thời gian tốt.
Như bạn thấy, quá trình này là dễ dàng. Mẹo cuối cùng của chúng tôi là muốn bạn dành chút thời gian để suy nghĩ về cách bạn sẽ sắp xếp các địa chỉ của mình trước khi thiết lập chúng. Có thể tổ chức của bạn không cần một địa chỉ alias cho việc bán hàng trực tuyến, nhưng có lẽ nó cần một bí danh hỗ trợ khách hàng dành riêng cho mỗi bộ phận.
Ngoài việc giúp sắp xếp và tìm thư dễ dàng hơn, sử dụng email alias cũng có thể giúp bạn tiết kiệm tiền cho G Suite hàng tháng.
Khi bạn đăng ký G Suite, bạn phải trả phí hàng tháng hoặc hàng năm cho mỗi người dùng, tùy thuộc vào mức độ dịch vụ mà bạn sử dụng. Nếu bạn tạo một tài khoản riêng để bán hàng, dịch vụ khách hàng và các bộ phận khác, bạn phải trả tiền cho mỗi tài khoản đó.
Nhưng hãy nhớ rằng, không có chi phí bổ sung để tạo tối đa 30 địa chỉ alias cho mỗi người dùng đã đăng ký. Về cơ bản, nhiều địa chỉ alias có thể đa dạng hóa một tài khoản email mà bạn không phải trả tiền cho nhiều hộp thư đến. Tuy nhiên, địa chỉ alias chỉ có thể gán cho một tài khoản người dùng và cũng chỉ hoạt động tối ưu nhất khi bạn chỉ dùng để gửi nhận thư, bạn không thể sử dụng địa chỉ alias để chia sẻ Drive hay Calendar.
Và nếu tổ chức của bạn sử dụng Microsoft Outlook, bạn cũng có thể cài đặt địa chỉ alias hoạt động với Outlook.
This website uses cookies.