Không nhiều người biết đến tính năng tạo địa chỉ email bí danh – Email Alias của G Suite. Nó có thể được hiểu là địa chỉ email được ngụy trang và nó thật sự tiện dụng với nhiều ứng dụng trong thực tế : bạn có thể quản lý nhiều địa chỉ Email trong cùng một tài khoản Google,có thể nhận được email từ người gửi qua alias khi họ nhập sai thông tin của bạn, hoặc bạn cũng có thể cài đặt sử dụng địa chỉ alias để gửi mail thay cho tài khoản chính.
Tổng quan về Email Alias
Có 2 loại địa chỉ Email alias :
- Địa chỉ email alias theo tên miền chính (Primary Domain) hoặc tên miền phụ (Secondary Domain) của bạn trong gói G Suite.
- Địa chỉ email alias theo tên miền bí danh (Alias Domain) của bạn trong gói G Suite.
Bạn có thể tạo email alias theo tên miền chính hoặc tên miền phụ của bạn. Các địa chỉ alias này không được trùng tên với các user khác hoặc các alias khác hoặc trùng tên nhóm. Bạn có thể cài đặt để nhận email từ người gửi khi họ nhập sai thông tin của bạn.
Ví dụ : Bạn có tài khoản chính là kythuat@domain.com :
- Bạn thêm vào các địa chỉ alias là kithuat@domain.com , kt@domain.com , tech@domain.com .v..v. cho tài khoản kythuat@ của bạn.
- Như vậy khi khách hàng của bạn gửi email và nhập tên người nhận giống các địa chỉ alias trên thì tài khoản chính kythuat@domain.com sẽ đều nhận được. Nếu bạn không có các email alias trên khi khách hàng nhập sai tên kythuat@ của bạn khi gửi email của họ sẽ bị gửi trả hoặc được gửi đi và không đến đâu cả, bạn sẽ không nhận được mail và có thể mất đi một cơ hội hợp tác.
- Bạn cũng có thể cài đặt để gửi mail từ địa chỉ alias này. Cách cài đặt chúng tôi sẽ nói tới ở bên dưới.
Nếu trong gói G Suite của bạn có tên miền bí danh (Alias Domain) thì mặc định hệ thống sẽ tự sinh ra một địa chỉ alias theo tên miền bí danh đó. Các địa chỉ này cùng tên với user tương ứng và không chỉnh sửa được.
Ví dụ : Bạn có tên miền alias là aliasdm.com trong gói G Suite theo tên miền domain.com của bạn :
- Khi bạn tạo tài khoản kythuat@domain.com thì hệ thống sẽ tự sinh ra alias kythuat@aliasdm.com
- Bạn cần thêm bản ghi MX của Google cho tên miền bí danh để khách hàng có thể gửi được mail cho các địa chỉ alias theo tên miền bí danh này. Bạn cũng có thể cài đặt để gửi mail từ địa chỉ alias này. Cách cài đặt chúng tôi sẽ nói tới ở bên dưới.
Cách thiết lập Email Alias của G Suite
Chỉ có quản trị viên cấp cao (Super Admin) hoặc quản trị viên người dùng (User Admin) của gói G Suite mới có quyền thêm hoặc xóa email alias. Mỗi một tài khoản người dùng có thể thêm tối đa 30 địa chỉ alias.
- Trong trang quản trị G Suite bạn vào User.
- Tìm và bấm vào user bạn cần thêm alias.
- Chọn mục User Information / chọn Email Aliases
- Bấm vào Alias để thêm tên alias bạn muốn, nếu bạn có nhiều tên miền phụ bạn cần gán đúng tên miền. Bạn có thể thêm cùng lúc nhiều alias ( không quá 30 ). Nếu bạn có tên miền bí danh bạn sẽ thấy hệ thống đã tự động tạo một địa chỉ bí danh cùng tên tương ứng, bạn có thể xem ở ảnh ví dụ dưới để dễ hình dung.
- Bấm Save để hoàn thành.
Lưu ý :
– Các địa chỉ alias không được trùng tên với các user khác hoặc các alias khác hoặc trùng tên nhóm trong gói G Suite của bạn.
– Địa chỉ alias theo tên miền bí danh không chỉnh sửa được.
Gửi mail đi từ địa chỉ alias
Sau khi bạn thiết lập email alias cho tài khoản, bạn sẽ có thể nhận được tin nhắn được gửi đến email alias trong vòng 24 giờ.
Tuy nhiên, nếu bạn muốn gửi tin nhắn bằng địa chỉ alias, bạn cần có thêm một vài bước thiết lập.
- Trên giao diện gmail của bạn bấm vào biểu tượng bánh răng ở góc phải phía trên giao diện / chọn Settings.
- Bấm vào tab Accounts ( hoặc Accounts and Import )
- Ở phần Send email as bạn bấm vào Add another email address >> điền tên và địa chỉ alias bạn cần vào đây >> bấm Next Step để hoàn thành.
Lưu ý :
- Nếu bạn thêm địa chỉ alias theo tên miền alias trong gói G Suite của bạn thì bạn cần thêm bản ghi MX của Google cho tên miền alias trước khi thực hiện.
- Khi bạn cài đặt Send email as này dùng một địa chỉ khác ngoài gói G Suite của bạn thì bạn cần thực hiện thêm các bước xác minh cho địa chỉ thêm vào. Đấy là một chủ đề chúng tôi sẽ đề cập ở một bài viết khác.
Cách gửi mail bằng địa chỉ alias
Sau khi bạn đã thêm địa chỉ alias vào Send email as bạn có thể gửi thư bằng địa chỉ alias này trên tài khoản chính của bạn.
- Bấm Compose để soạn một thư mới
- Phần From bạn bấm vào mũi tên xuống để chọn gửi từ địa chỉ nào, bạn có thể chọn gửi từ địa chỉ chính hoặc địa chỉ alias của bạn.
- Soạn thư và bấm gửi như bình thường.
- Nếu bạn muốn đặt địa chỉ nào làm địa chỉ gửi chính ( địa chỉ gửi mặc định ) bạn bấm vào make default bên cạnh địa chỉ đó trong phần cài đặt Send email as và check vào ô Always reply from default address.
Các trường hợp sử dụng email alias trên G Suite
Chúng tôi muốn chia sẻ một vài cách sử dụng yêu thích của mình khi dùng email alias trên G Suite :
Sắp xếp tin nhắn email
Nếu bạn nhận được câu hỏi thông qua trang web của mình đến nhiều lĩnh vực kinh doanh : Bán hàng, hỗ trợ khách hàng, yêu cầu chung, hỗ trợ kỹ thuật .v.v. Bạn có thể sử dụng alias để định tuyến những yêu cầu này đến đúng người. Bạn chỉ cần thêm địa chỉ alias nhận các thư yêu cầu trên cho người phụ trách.
Sắp xếp thư theo cách này hiệu quả hơn so với việc tất cả các email đi vào một tài khoản để sàng lọc thủ công.
Thêm bộ lọc cho tin nhắn của bạn
Bạn có thể tạo bộ lọc cho alias bằng chức năng tìm kiếm trong Gmail : Nhấp vào mũi tên 
Trong cửa sổ tiếp theo, bạn có thể chọn phải làm gì với các tin nhắn được gửi đến địa chỉ alias , có thể là sắp xếp vào một nhãn Label nào đó để dễ quản lý, đánh dấu quan trọng hoặc đánh dấu không phải là Spam .v.v tùy theo ý định bạn. Khi bạn đã hoàn tất, hãy nhấp vào Create filter.
Bộ lọc giúp tách các thư nhất định khỏi hộp thư đến chính của bạn và giúp bạn dễ dàng tìm kiếm hơn.
Ẩn địa chỉ email cá nhân
Bạn cần chia sẻ chi tiết liên lạc của ai đó trong tổ chức của bạn nhưng bạn không muốn chia sẻ địa chỉ cá nhân của anh/cô ấy. Vậy bạn chỉ cần chia sẻ địa chỉ alias của người đấy là được.
Điều này cũng có lợi khi bạn muốn dễ dàng chuyển đổi chủ sở hữu của các alias khác nhau, hoặc các lĩnh vực kinh doanh. Thay vì cố gắng cập nhật tất cả khách hàng của mình, bạn chỉ có thể truy cập bảng điều khiển trong G Suite để cập nhật người được liên kết với bí danh để giữ liên lạc đến đúng khu vực kinh doanh.
Duy trì tin nhắn của bạn
Bằng cách sử dụng địa chỉ alias thay vì các tài khoản duy nhất cho mỗi bộ phận, sẽ dễ dàng hơn để giữ tin nhắn của bạn được sao lưu tốt trong tương lai.
Khi bạn cần xóa tài khoản người dùng, Google sẽ đưa bạn qua một loạt các bước phức tạp để khôi phục thư và lưu chúng vào tài khoản khác hoặc bạn sẽ mất chúng.
Nhưng với alias, các tin nhắn được gửi đến tài khoản người dùng được liên kết với địa chỉ alias này. Nếu bạn cần xóa địa chỉ alias trong tương lai, bạn không cần phải khôi phục các tin nhắn.
Đặt địa chỉ alias để làm việc cho bạn
Khi mới bắt đầu sử dụng, tôi đã thấy sử dụng alias sẽ làm cho công ty có vẻ lớn hơn thực tế. Bạn có những địa chỉ tiếp nhận khác nhau đối với những vấn đề khác nhau. Khách hàng không cần phải biết bạn chỉ có một hoặc hai người xử lý tất cả các email được gửi đến hàng tá alias khác nhau, miễn là vấn đề của họ được xử lý trong thời gian tốt.
Như bạn thấy, quá trình này là dễ dàng. Mẹo cuối cùng của chúng tôi là muốn bạn dành chút thời gian để suy nghĩ về cách bạn sẽ sắp xếp các địa chỉ của mình trước khi thiết lập chúng. Có thể tổ chức của bạn không cần một địa chỉ alias cho việc bán hàng trực tuyến, nhưng có lẽ nó cần một bí danh hỗ trợ khách hàng dành riêng cho mỗi bộ phận.
Sử dụng email alias sẽ tiết kiệm cho bạn như thế nào ?
Ngoài việc giúp sắp xếp và tìm thư dễ dàng hơn, sử dụng email alias cũng có thể giúp bạn tiết kiệm tiền cho G Suite hàng tháng.
Khi bạn đăng ký G Suite, bạn phải trả phí hàng tháng hoặc hàng năm cho mỗi người dùng, tùy thuộc vào mức độ dịch vụ mà bạn sử dụng. Nếu bạn tạo một tài khoản riêng để bán hàng, dịch vụ khách hàng và các bộ phận khác, bạn phải trả tiền cho mỗi tài khoản đó.
Nhưng hãy nhớ rằng, không có chi phí bổ sung để tạo tối đa 30 địa chỉ alias cho mỗi người dùng đã đăng ký. Về cơ bản, nhiều địa chỉ alias có thể đa dạng hóa một tài khoản email mà bạn không phải trả tiền cho nhiều hộp thư đến. Tuy nhiên, địa chỉ alias chỉ có thể gán cho một tài khoản người dùng và cũng chỉ hoạt động tối ưu nhất khi bạn chỉ dùng để gửi nhận thư, bạn không thể sử dụng địa chỉ alias để chia sẻ Drive hay Calendar.
Và nếu tổ chức của bạn sử dụng Microsoft Outlook, bạn cũng có thể cài đặt địa chỉ alias hoạt động với Outlook.